26日間で定員680人のシンポジウム集客に大成功!したものの…新型コロナの影響で、開催延期の危機に…しかし、それでも延期するどころか更に申込者を3.5倍に増やしてシンポジウムを開催することができた理由とは?

2020/06/26

26日間で定員680人のシンポジウム集客に大成功!したものの…新型コロナの影響で、開催延期の危機に…しかし、それでも延期するどころか更に申込者を3.5倍に増やしてシンポジウムを開催することができた理由とは?

深井宣光様
一般社団法人SDGs支援機構

SDGsと社会課題解決に取り組む企業の為のSDGs専門メディア「SDGsジャーナル」の運営や、KUSUNOSE&Co.のSDGsx広報事業部も担当されている深井さんの成功事例をご紹介します。

前回の記事でお話頂いたシンポジウム成功事例(2019年11月に初開催したシンポジウム開催成功事例のこと)に続いて、今回は2020年3月に開催したシンポジウムの成功事例をお話頂きます。

「出だしは好調だったんです」

今回のシンポジウム開催は昨年、絶望するほど集客の不安に苦しんだものの、見事成功したシンポジウムの経験があったので、また「伝わるアニメ®︎」を使えばいけるでしょ。とかなり楽観的に考えていたんです。今回は前回の会場(860人)よりも少ない680人の会場だったので尚更です。

事実、1月10日に参加申込み受付をスタートしてからあっという間に、申込者は増えていきました。
1週間後には267人。26日後には会場定員の680人を埋める申込みを獲得できました。1ヶ月もしないうちに満席にできたことで、その時は前回同様「これは俺がやったんだぞ!」って正直舞い上がっていましたね。笑  ところが、、、

新型コロナ感染拡大で事態は急変。

実質、開催中止を検討。会場開催をするなんてとんでもない。これは大変なことになってしまった…と思いました。

あっという間に定員オーバーするほどの参加申込みを頂いていたその頃、当初は対岸の火事だと思っていた新型コロナの感染拡大がどんどん加速。ちょうど「不要不急の外出を控えるように」と政府から公式に呼びかけがされ出した頃でした。

ご来場される方々、ご登壇者、運営スタッフ等々、関わる人たちの安全を考えると開催の選択肢はなく、延期とは言っても見通しが立たず、実質無期延期という名の「中止」を検討せざるを得ませんでした。

無期限延期=中止すれば同じ内容で開催をできる保証はどこにもなく集客に使った広告費も無駄に…絶望的でした。

今回のシンポジウムの集客は「伝わるアニメ®︎」を使ったことでびっくりするくらい短期間で集客に成功できました。

でも、また同じように成功する保証はどこにもありませんし、そもそもご登壇者は大変著名でお忙しく、再度スケジュール調整をすると言ってもスケジュールが取れるかどうかもわかりません。

しかも、集客には広告も使っていたので、無期限延期=中止することは広告費が無駄になってしまいます。もちろん今後のご案内ができるリスト獲得ができた。といえばそうですが、SDGs実現のために「今」だからこそ。のメッセージを届けられないことの損失は大きかったです。

とはいっても、これはどうしようもない。。。と諦める気持ちがどんどん高まっていきました。

これならいけるかもしれない!絶望が希望に変わった瞬間完全に盲点でした。

そんな時、完全に諦めかかっていた私に、KUSUNOSE&Co.で動画スタジオの運営やBtoBマーケティング専門の動画やセールス専門動画を年間数百本製作&発信している森さんから提案をもらったんです。

「深井さん、オンライン開催してみませんか?」

そう提案をもらった瞬間、その手があったか!と絶望が希望に変わったんです。

元々、YouTubeを活用したLIVE配信がメジャーになってきていることは認識していましたが、こんな規模のシンポジウムの開催に使用することはイメージできていなかったんです。

今でこそ、LIVE配信やZOOMは誰でも知ってて使ってる、まさにインフラになってきています。しかし、新型コロナ以前はまだ、今のようにLIVE配信やZOOMは馴染みのない人が殆どでしたからね。

でも、毎週のようにLIVE配信を実際にしている森さんが「今はオンラインでのコミュニケーションに急激に関心が高まってきてるので、きっと『オンライン開催』は注目を集め、逆に喜ばれると思いますよ」と背中を押してくれたんです。

これにかけてみるしかない!そう思い、すぐにご登壇者のおふたりにも相談してみたところご快諾!

オンライン開催に変更して募集をし直しました。

ご登壇者も参加者の皆さんも大喜び!!場所や既存の制約に囚われず誰一人取り残さない開催ができました

オンライン開催を決断したときには既に開催1ヶ月を切っていました。

でも、なんと…

オンライン開催の募集開始から1週間で新規で208人、2週間で500人。22日後には1000人もの申込みを獲得。そして、その後もどんどん参加申し込みは増え続け、最終的には全部で2,382人もの参加申込みを獲得できたんです!

「会場には行けなかったので、参加できるようになって嬉しいです。」というメッセージも来るようになり、当初会場開催で獲得したお申し込みの3・5倍のお申し込みに。
これはリスト獲得として考えてみても、当初は予想もしていなかった大きな成果となりました。

オンライン開催にしてお喜び頂けたのは、参加者の皆さんだけではありませんでした。
ご登壇者のお二人も、これまで経験したことのなかったバーチャールスタジオを使用したオンライン開催の迫力に、童心に帰った少年のように大盛り上がり!(ご登壇者様、表現お許し下さい)

開催中には参加者の皆さんはチャットメッセージで自由にコメントすることができ、双方向での「参加型シンポジウム」を実現。

参加者から頂いた質問に回答したりと、会場開催では実現できない一体感でシンポジウムを開催することができました。

自分だけの発想で効果的なオンライン開催を実現するのは無理でした

今回はオンライン開催にしたことで、新型コロナに配慮した上で大盛況のシンポジウム開催を実現することが出来ました。

ですが、今回初めてのオンライン開催を経験してみて解ったのは、しっかりとしたオンライン開催のサポートをしてくれるプロのスタッフのアドバイスと、設備が整ったスタジオがあって初めて実現可能だということです。

また、安心して開催に集中できたのは、ただスタジオを貸して終わりではないサービスのおかげでした。オンライン開催に適したプログラムの組み方や案内の仕方など、効果的に開催するためのアドバイスや撮影まで全てサポートを受けることが出来たので、LIVE配信のことや撮影の心配は一切なしでよかったです。自分だけの発想で開催しようと思ったらとてもじゃないけど無理でした。

オンライン開催なら日本中どこにいる人にも伝えられる・繋がれる

会場開催で直接同じ空間にいる一体感もいいですが、オンライン開催にはオンライン開催ならでは一体感や、参加者の方達との繋がりが出来ることがとてもよかったです。

それにオンライン開催なら、日本中だけでなく、言ってみれば世界中のとこからでも参加できますからね。実際にタイやフィジーから参加してくださった方もいます。

これからは、もっとオンライン開催を活用して、社会とのつながりを深めていきたいと思っています。

こんな方におすすめ

BtoBでも、BtoCでも、参加してもらえれば良さがわかるのに、、、知ってもらえればわかってもらえるのに、、、という課題を抱えている企業は是非一度オンライン開催をやってみることをおすすめしますね。

オンライン開催だと参加者の方も、会場開催よりも気軽に参加できますし、実際、就職説明会などでも参加者の学生さんも質問しやすい。ということでとても満足度が高い結果が出ているとのことでした。

なので、シンポジウムやセミナーなどのイベント開催はもちろん、商品・サービスを伝える説明会や展示会、採用説明会等々、「伝える」ことで結果を出したいことがある企業は、考えているよりも一度、直接相談してみるのが早いと思いますよ。

今回のシンポジウム開催のように、予想を遥かに超える沢山のリスト獲得に繋がる可能性もありますしね。

相談を希望される方は、お問い合わせフォームよりお問い合わせください。

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